บทบาทของระบบสารสนเทศในองค์การ

องค์การและสิ่งแวดล้อมตามความหมายทางเทคนิค หมายถึง โครงสร้างทางสังคมอย่างเป็นทางการที่มีความมั่นคง โดยรับเอาทรัพยากรจากสิ่งแวดล้อมมาผ่านกระบวนการเพื่อสร้างหรือผลิตผลลัพธ์

 

               ระบบสารสนเทศสามารถถูกนำมาเป็นเครื่องมือในการเปลี่ยนแปลงกระบวนการดำเนินงานขององค์การ บางระบบอาจเปลี่ยนแปลงความสมดุลทางสิทธิ ภาระหน้าที่ และความรับผิดชอบที่เคยมี ในขณะเดียวกันองค์การเองก็มีผลกระทบต่อการออกแบบระบบสารสนเทศ และเป็นผลกระทบต่อระบบสารสนเทศต่อองค์การ

               ระบบสารสนเทศที่เชื่อมต่อผ่านเครือข่ายช่วยให้สามารถแลกเปลี่ยนข้อมูลระหว่างองค์การได้ และมีการสร้างความสัมพันธ์ระหว่างองค์การและคู่ค้าซึ่งเป็นการกำหนดขอบเขตการดำเนินงานใหม่

               เทคโนโลยีอินเทอร์เน็ตได้กลายมาเป็นเทคโนโลยีพื้นฐานที่ถูกนำมาสร้างเป็นโครงสร้างของระบบสารสนเทศภายในองค์การ ระบบอินเทอร์เน็ตได้รับความนิยมอย่างรวดเร็วและส่งเสริมการพาณิชย์อิเล็กทรอนิกส์เพื่อใช้ในการสร้างช่องทางการตลาด การขาย และให้การสนับสนุนลูกค้า

 

ระดับของผู้ใช้ระบบสารสนเทศ โดยทั่วไปจำแนกออกเป็น

1)   ผู้ปฏิบัติงาน

2)   ผู้บริหารระดับปฏิบัติการ

 3)  ผู้บริหารระดับกลาง

4)   ผู้บริหารระดับสูง

 

ระบบสารสนเทศสามารถจัดแบ่งประเภท ได้ดังนี้

 

1.  ระบบสารสนเทศจำแนกตามประเภทของธุรกิจ โดยทั่วไป  จะเป็นระบบสารสนเทศขนาดใหญ่ที่ประกอบด้วยระบบสารสนเทศที่จำแนกตามหน้าที่ย่อยๆหลายระบบตัวอย่างเช่น ระบบสารสนเทศงานบริหารโรงแรม ประกอบด้วยระบบสารสนเทศย่อย ได้แก่ ระบบสำรองห้องพัก ระบบบัญชี ระบบจัดการห้องพัก และระบบบริหารงานบุคคล

 

2.  ระบบสารสนเทศจำแนกตามหน้าที่ของงาน  ซึ่งแต่ละระบบสามารถประกอบด้วยระบบสารสนเทศย่อยๆ ที่เป็นกิจกรรมของงานหลัก เช่น ระบบสารสนเทศจัดการทรัพยากรมนุษย์ ประกอบด้วยระบบย่อย ได้แก่ ระบบจัดการข้อมูลพนักงาน ระบบการสรรหาและคัดเลือก ระบบฝึกอบรม ระบบประเมินผล และระบบสวัสดิการ 

3.  ระบบสารสนเทศจำแนกตามลักษณะการดำเนินงาน  ผู้บริหารในองค์การระดับที่แตกต่างกัน มีความต้องการในการใช้ระบบสารสนเทศที่แตกต่างกัน ดังนั้นระบบสารสนเทศจึงได้ถูกออกแบบให้มีความสอดคล้องกับลักษณะงานและระดับของผู้ใช้งานเพื่อให้สอดคล้องกับการนำสารสนเทศไปใช้ประกอบการบริหารและตัดสินใจ

 

ระบบสารสนเทศที่อิงคอมพิวเตอร์ แบ่งออกเป็น  6  ประเภท

 

1.  ระบบสารสนเทศประมวลผลธุรกรรม (Transaction Processing Systems: TPS)  เป็นระบบที่มีการประมวลผลที่รวดเร็ว ลดค่าใช้จ่าย และ ทำหน้าที่รวบรวม บันทึกข้อมูลในแฟ้มข้อมูล หรือฐานข้อมูล และประมวลผลข้อมูลที่เกิดจากการทำธุรกรรมและการปฏิบัติงานประจำ ขององค์การเพื่อนำไปจัดทำระบบสารสนเทศที่เกี่ยวข้องกับข้อมูลนั้นๆ การประมวลผลข้อมูลของ TPS แบ่งเป็น 2 ประเภท คือ 1)  การประมวลผลแบบกลุ่ม    2)  การประมวลผลแบบทันที

 

 

2. ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ (Management Information Systems : MIS)  จัดทำรายงานในรูปแบบที่แตกต่างกัน สามารถจำแนกได้เป็น 4 ประเภท คือ  1)  รายงานที่จัดทำตามระยะเวลาที่กำหนด   2)  รายงานสรุป   3)  รายงานที่จัดทำตามเงื่อนไขเฉพาะ   4)  รายงานที่จัดทำตามต้องการ

 

 

3.  ระบบสนับสนุนการตัดสินใจ (Decision Support Systems : DSS)  เป็นระบบสารสนเทศที่นำข้อมูลจากฐานข้อมูลต่างๆ มาใช้ในการตัดสินใจ โดยปกติแล้ว TPS และ MIS จะจัดทำรายงานสำหรับควบคุมและกำกับดูแลการปฏิบัติงานทั่วๆไป เพื่อให้องค์การดำเนินงานได้อย่างถูกต้อง

 

 

4. ระบบสารสนเทศสำหรับผู้บริหารระดับสูง (Executive Information Systems :EIS หรือ Executive Support Systems : ESS)  เป็นระบบสารสนเทศที่ช่วยสนับสนุนการวิเคราะห์ปัญหา ศึกษาแนวโน้ม และการวาวงแผนกลยุทธ์ ผู้บริหารสามารถเข้าถึงสารสนเทศโดยกำหนดมุมมองได้ในรูปแบบต่างๆ จึงเป็นระบบที่มีความยืดหยุ่นและคล่องตัวสูง

 

 

5.  ปัญญาประดิษฐ์ (Artificial Intelligence : AI) และระบบผู้เชี่ยวชาญ (Expert Systems : ES) เป็นความพยายามที่จะพัฒนาระบบคอมพิวเตอร์ ให้สามารถปฏิบัติงานเหมือนกับมนุษย์หรือเลียนแบบการทำงานของมนุษย์ AI  มีหลายสาขา เช่น การประมวลผลภาษาธรรมชาติ ศาสตร์ด้านหุ่นยนต์ ระบบการมองเห็น ระบบการเรียนรู้ เครือข่ายเส้นประสาท และระบบผู้เชี่ยวชาญ

 

 

6.  ระบบสารสนเทศสำนักงาน  (Office Information Systems : OIS) หรือ ระบบสำนักงานอัตโนมัติ (Office Automation Systems : OAS)  เป็นระบบสารสนเทศที่นำเทคโนโลยีมาประยุกต์ใช้เพื่อช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานของผู้ปฏิบัติงานและผู้บริหาร ซึ่ง OIS สามารถนำมาช่วยงานในหลายๆ กิจกรรม เช่น การจัดทำเอกสาร รายงาน จดหมายธุรกิจ การส่งข้อความ การบันทึกตารางนัดหมาย และการค้นหาข้อมูลจากเว็บเพจ 

 

ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ (Management Information systems (MIS))

                  การบริหาร (Management)Management
จะเป็นส่วนในการพิจารณาถึงการทำงานของผู้บริหาร ในลักษณะงานที่เกี่ยวข้องกันคือ

                  Planning  เมื่อมีการกำ หนดวัตถุประสงค์ที่ชัดเจน จะกำ หนดแผนการดำ เนินงาน โดยการวางแผนแนวทางที่ดีที่สุดเพื่อให้บรรลุวัตถุประสงค์นั้น

                Organizing เป็นการกำ หนดขั้นตอนและการดำ เนินงานตามแผนที่วางไว้เลือกบุคคลให้เหมาะสมกับงาน กำ หนดสายงาน ความรับผิดชอบ

                Controlling เป็นการควบคุมการดำ เนินงาน โดยมีการกำ หนดมาตราฐานของงาน และควบคุมงานให้เป็นไปตามาตราฐานลักษณะของการทำ งานต้องอาศัยการตัดสินใจ เป็นส่วนสำ คัญ

 

ระบบสนับสนุนการตัดสินใจ (Decision Suppor